Maaliskuun lopussa kerätessäni tärkeitä työvälineita toimistolla tilanne oli epätodellinen. Pöydät olivat tyhjät näytöistä ja vain yksi työkaveri tuli vastaan. Toimistotalon aulassa oli hiljaista ja parkkipaikalla oli puolet normaalia vähemmän autoja. Olimme monen muun yrityksen tapaan siirtyneet etätöihin. Kukaan ei tiennyt, kuinka kauan tilanne tulisi kestämään.
Arkea koronapandemian aiheuttamien poikkeusolojen keskellä on nyt yli kuukausi takana. Kuukauden aikana olemme oppineet paljon etätöistä ja nähneet, miten ketterä organisaatiomme on selviytynyt poikkeusoloista. Työpiste on rakentunut kotiin ja omat rutiinit ovat muodostuneet: Puoli kahdeksalta töihin, yhdeksältä yhteinen “etäkahvi” ja loppupäivä vaihtelevasti hangouts-palavereja. Ehkäpä jossain välissä pieni kävelylenkki raittiissa, keväisessä ilmassa. Työt ovat edenneet loistavasti, mutta lounasseuraa on usein ikävä.
Koronapandemia pakotti meidät opettelemaan uusia toimintatapoja ja näkemään asioita uusin silmin. Viestinnän rooli tällaisessa tilanteessa korostuu. Jo heti alussa otimme käyttöön päivittäisen aamuyhdeksän “etäkahvin”, jossa juttelemme niinkuin kahvitauolla yleensä. Koko konsernin yhteinen All Hands -tapahtuma pidettiin etänä, mukana oli yli 50 henkeä ja oman esityksen sai kahden tunnin aikana pidettyä kahdeksan henkeä. Lopuksi pyysimme arvosanaa tilaisuudesta, keskiarvo 9 ½ oli korkein koskaan.
Pandemia aiheutti myös monia kysymyksiä. Miten saamme pidettyä koko henkilöstön töissä ja työmaat käynnissä? Entä, jos hotellityömaa joudutaan sulkemaan ja hotellin avaaminen viivästyy? Päätimme jakaa hotellityömaan työnjohdon kahteen erilliseen tiimiin, jotka eivät tapaa toisiaan fyysisesti lainkaan. Mikäli toisessa tiimissä joku sairastuu, toinen tiimi kykenee jatkamaan töitä. Suljimme työmaatoimistot ja sallimme vain välttämättömät työmaavierailut. Otimme käyttöön viikottaisen etätyömaavierailun, jossa työnjohtaja voi esitellä työmaata puhelimellaan.
SSA:n arvot avoimuus, rohkeus ja välittäminen ovat olleet keskeisessä roolissa poikkeusolojen keskellä. Ne ovat olleet ohjenuora niin viestintään kuin päätöksentekoon. Olemme viestineet avoimesti ja rohkeasti tilanteesta, ja toivottavasti osoittaneet välittävämme henkilöstöstämme. Työyhteisön merkityksen huomaa nyt paremmin kuin koskaan ja henkilöstötyytyväisyytemme on vasta valmistuneen kyselyn perusteella korkein koko SSA:n olemassaoloaikana.
Vastikään pääministeri Sanna Marin kertoi, että rajoituksia aletaan pikkuhiljaa purkaa. Keväinen aurinko lämmittää ja saa mielen toiveikkaaksi. Tästäkin tilanteesta selvitään, avoimesti, rohkeasti ja toisista välittäen.
Kirjoittaja vastaa SSA Projectin sisäisestä koronaviestinnästä ja toimintaohjeista
